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閲覧から書き込みまでできるPDFファイル専門アプリ

PDFファイルは、閲覧環境が違ってもちゃんと見ることができるからビジネスの現場でよく利用されていますよね。ネット上で公開されているものを閲覧するだけならブラウザだけで十分事足りてしまいますが、ファイルへの細かい注釈の書き込みなどは、やはり専門のアプリが必要になってきます。そこでオススメなのが、『Adobe Acrobat Reader』というiOSアプリです(無料)。iPhoneやiPadで、パソコン版と同じようにPDFの閲覧から作成までできるから便利なんですよ。ローカルなPDFファイルはもちろん、クラウドストレージからエクスポートしてファイルを開くことも可能。PDFを快適に閲覧できるようリーダーモード(テキストを画面端で折り返し表示できる)やナイトモード(黒背景に白文字に反転表示できる)も備わっているんです。注釈モードでは、アンダーライン・取り消し線・テキストの追加・手書き描画などもできますよ。もちろん保存先としてDropboxやDocument Cloudなどのクラウドストレージを指定できるから、同僚と共有する場合にも便利ですね。PDFファイルをよく扱うという方はぜひインストールしてみて下さい。

未来を予測して対策を立てよう

SFAやCRMといったツールには、実にさまざまな情報が入っています。どの営業担当者が何をしたか、誰に会ったか、いつ面談をする予定か、案件はいつ決まるのか、受注確度はどのくらいか等。このような情報を分析すると、半年後…または1年後に、どのくらいの売上を伸ばすことができるか予測することが可能なんですよ。例えば、半年後の売上目標が1億円の場合を考えてみましょう。SFA・CRMには半年以内に決まりそうな商談が10件、合計で1億円分登録されているとします。それら商談が全て成功すれば目標の1億円は達成しますね。しかしそこに“受注確度”を入れてみると…確度10パーセントの商談であれば、10件中1件しか決まらないということになるのです。これでは目標に全く到達しませんね。このようにSFA・CRMは、未来を予測することが可能です。予測することができるということは、「目標とする未来とのギャップを埋める対策を立てられる」ということに他なりません。理想とする未来を築くためにも、SFAやCRMといったツールをぜひ活用してみて下さい。

あの会社もセールスフォース使ってました

♪おうち~見つかるホームズくん、で有名なHOME’S。この運営会社株式会社ネクストでは、2012年からセールスフォースのCRMを活用しているそうです。「外回りが多く、バラバラに行動する営業マンにとって、Salesforce は強力な業務推進ツールになっている。」と語っているそう。

CRMは顧客情報を蓄積し、きちんと管理できます。不動産会社って、電話、サイト内のお問い合わせ、メール、会社によってはSNSなど様々なチャネルで対応していますよね。導入前は別の方法でアプローチしてきたり、担当者が違えば客に同じ質問をしていたこともあったようです。これって、ちょっとイラッとするんですよね^^客側としては。他の業種でもそうなんですが、問い合わせや質問をする際、最初に窓口になった人から担当者に変わったときに、また同じことを言わないといけないんですよね。窓口になった人がなぜ担当者に伝えなかったの?と思うんですよね~。このようなことが無くなっただけでも、きっとHOME’S利用者は満足度を上げていると思いますよ。

営業支援システムについてはこちらの製品を参照しました。

SFAがあれば

あるコマーシャルで、30分以内に資料を集めて提出してくれ、と無茶なことを言う上司がいますね^^これを観て思ったんですよ。この会社、SFAを使ってるのかしらって。

よく聞くとエクセルで・・と言っているので、きっとSFAは導入されていないのでしょう。パソコン教室のコマーシャルなので、エクセルの使い方教えます!敵な内容のようです。

でも、このような横暴な上司ってきっといるんでしょうね。このコマーシャルを観て「うちの上司と同じじゃん!」と思った人も多いハズ^^SFAを使っていれば、自由に抽出項目を決めて資料作成ができます。営業マンごとの案件や営業活動の進捗具合、過去の商談の成功例、失敗例などもすぐに抽出できるんですね~。

時間と手間の負担をかなり減らすことができるわけですから、このツールってもしかしたら大企業が活用するよりも中小企業で使いこなせれば、本当に役立つツールになると思います。

最近では最小限の機能で比較的手の出しやすいツールも出ているようなので、一度検討されるのも良いかもしれませんね。

導入後にどのような行動を起こせるのか

CRMを導入し、そのあとにどのような行動を起こせるのか、ここにCRMの導入が成功だったのか失敗だったのかが分かれてしまうようです。

CRMを利用することで顧客情報、分析、マーケティングの方法などあらゆる営業に対するヒントを得ることができます。また、いま営業部門にとって何が課題なのか、不足していること、効率化しなければいけないことが分かってくるはずです。

しかし、CRMの導入を失敗だった、と話す営業マンはこれらのことを把握できず、ただ得られた情報をマニュアル通りに使っている、それだけなんですね。

やはりそこには人間の考える力、想像力が試されているのかもしれません。どんなに優秀なツールがあってもそれを使いこなすのは人間ですからね。能書き通りの使い方をしても、そこには何のヒントもつかめないんです。

自ら課題を見つけ対策を練る。そして改善を行いまた実行。このサイクルを回せる、行動を起こせるのかが重要なんですね。

デキるビジネスパーソンになるための名刺管理方法

最近のビジネスパーソンはどのように名刺を管理しているのでしょうか。アンケート調査によると、アナログ管理が好きな方とITを上手く活用して管理する方に分かれていました。アナログ管理の場合、「会社ごとに五十音順で並べてファイルに入れておく」「名刺台帳に保管する」「名前順に名刺ケースへ入れておく」など。ITを活用した管理の場合は、「スマホアプリのOCRを利用する」「スキャナに取り込んでPDFファイルにて保存」「メールとその方の名刺情報をエクセルにまとめて管理しておく」など。中には「ファイリング・アドレス帳・スマホアプリを、用途、関わり、頻度で上手く分けている」といった感じで、アナログとITを併用して管理しているという強者もいました。どの方法でも上手く管理するポイントは、「もらった直後にすぐ管理&要らないものは即廃棄」だそう。デキるビジネスパーソンになるために、「名刺を貰ったら即管理」の習慣を身に付けておきましょう。

効率的に営業日報管理を行う方法

営業の目的は売上を上げること…ですが、せっかく頑張って営業して契約を取ってきても、オフィスに戻れば事務作業が山のように待っています。日報や名刺情報の電子化、商談進捗の週報に月報etc…どうして最優先事項ではないはずの事務作業に時間を掛けなければならないのか?営業担当者がイライラするのも当然のことですよね。特に営業日報は大変だと聞きます。中にはただの習慣として日報を書かせている企業も少なくないようで、「日報はその日のうちに必ず出すこと」と決めている企業もあるのだとか。出張などで疲れている時は本当に大変だと思います。ここまでやらせておいて業績UPにつながっていないのだとしたら、やる意味はゼロ。営業担当者の不満も爆発するというものです。そこでオススメしたいのが、クラウド型SFAです。ほとんどのものがあらかじめ日報フォーマットが搭載されているし、外出先からスマホなどを使って入力できるので、オフィスに戻ってからの入力作業が省けるんですよ。マネージャーはそれらを後から簡単に閲覧することができ、もちろん週報や月報としても利用できます。SFAなら営業日報管理を効率的に行うことができますね。

『フォトスキャン』で書類を綺麗にデジタル化しよう

近年、さまざまな書類をデジタル化して保管する企業が増えてきました。いわゆるペーパーレス化というやつですね。保管場所も取らないし、紙のコスト削減にもなります。しかしスマートフォンで画像付きの書類を撮ったら蛍光灯の光が反射して見にくくなってしまったという経験はないでしょうか?そこでオススメなのが、Googleフォトが提供するスキャナアプリ『フォトスキャン』です。スマートフォンをちょっとずつズラしながら撮影するだけで蛍光灯の反射を消してくれ、まるでスキャナで取り込んだように綺麗に画像化してくれるんです。この他にも縁も読み取って綺麗にトリミングしてくれたり、縁の微調整や画像の回転など、さまざまな編集機能もあり。かゆいところに手の届く技術は、さすがGoogleだなと感心してしまいますよ。書類のスキャナーアプリ強化版みたいに活用するのも良いですが、思い出の写真をデータとして取り込んでおくという使い方もできそう。仕事だけでなくプライベートでも使えるアプリだと思います。

もっとお得感があるとね

よくサプリメントを買うんですが、半年ほど試して効果を感じないものや、さらに良いものが他で発売されれば、購入を止めることもあります。

これらはほとんどがネットショップ。なので、メールやメルマガもしょっちゅう。購入を止めても来るので、配信停止をお願いするんですが、それから半年、一年後にまたメールが来るんですよね。そこには、「あなただけの特別価格で」と。会社の名前だけ見ると何の会社だったのか全くわからないんですが、商品を見てみると「あ~~~、ここのサプリ買ってたな」と記憶があるくらい。

だけど、あなただけ、とか書かれるとメールを読んでしまうんですよ^^すると、そこまで安くなっていないことがわかり、すぐにメールは削除。。

こういうメールって、きっとCRMの休眠顧客への対策だと思うんですよね。確かに、以前買った経験があるショップって安心感があるから、また買おうかなという気にもなりやすと思います。でも、「あなただけの」と言うくらいだったら半額以下くらいの価格を見せてくれると「お!!」と興味が引かれると思うんですけどね~^^

営業支援システムSFA

もう8割は無いでしょう・・?

ある調査会社のアンケート結果によると、CRMを導入した企業のうち約8割の企業が導入が失敗であったと答えていたそうです。この結果がいつのものであるのか、それはちょっとわからなかったのですが、今は8割の企業が失敗・・ということは無いかなと思いますね。

以前使われていたCRMは、アメリカで使われていたものをそのまま日本に持ち込んだようなものが多かったそうです。それに、CRMといった顧客管理は日本ではそれぞれの営業担当者が行っていたこと。それを社内すべてで共有、なんていうことが現実的ではなかったようですね。

8割の企業が導入を失敗、それによってCRMから遠ざかってしまってはCRMをサービスする企業が困りますよね。そこで、日本の営業風土に合ったもの、そして営業担当者が使いやすく継続して運用してくれるように改善されたもの。このようなCRMが出てきたことで、大企業だけでなく、中小企業でも導入が進み始めているそうです。